Privacyverklaring Federatie Medisch Specialisten

1. INLEIDING

1.1. De Federatie Medisch Specialisten (“de Federatie”) is een federatie van verenigingen van medisch specialisten en van verenigingen van klinisch fysici, klinisch chemici en van ziekenhuisapothekers. De Federatie is gevestigd aan de Mercatorlaan 1200 (3528 BL) te Utrecht en is ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 40483480.

1.2. In deze privacyverklaring wordt beschreven welke persoonsgegevens wij ontvangen, voor welke doeleinden deze worden verwerkt, hoe met deze persoonsgegevens wordt omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen.

1.3. De Federatie is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de Federatie:

ontvangt via haar leden, de wetenschappelijke verenigingen (een lid van die wetenschappelijke vereniging die praktiserend medisch specialist, klinisch fysicus, klinisch chemicus of ziekenhuisapotheker is, is automatisch aangeslotene van de Federatie)
rechtstreeks van u ontvangt doordat u deze uit eigen beweging aan de Federatie verstrekt, zoals via overeenkomsten, (mail)correspondentie, visitekaartjes, deelname aan onder meer een Raad/commissie/werkgroep/platform, deelname aan door de Federatie georganiseerde activiteiten (bijvoorbeeld een webinar of congresbezoek)
verkrijgt als gevolg van gebruik van de website van de Federatie of andere digitale kanalen (zoals applicaties waaronder de digitale leeromgeving) waarvan u gebruik maakt
ontvangt van het Kennisinstituut indien u namens de Federatie deelneemt in een commissie, werkgroep of enig ander gremium wordt betrokken bij het uitvoeren van kwaliteitsprojecten en -beleid
ontvangt van Stichting SOVAF indien u daarvan deelnemer bent geworden.

2. PERSOONSGEGEVENS, DOELEINDEN EN VERWERKINGSGRONDEN

2.1. Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt de Federatie

a. NAW-gegevens (voorletter(s); voornaam; tussenvoegsel(s); achternaam; titel achternaam; privéadres; huisnummer; huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats; land)

b. Overige persoonskenmerken (geslacht; geboortedatum)

c. Specialisme gegevens ((medisch) specialisme(n); naam wetenschappelijke vereniging; naam organisatie/instelling waar aangeslotene werkzaam is; werkzaam in vrij beroep, dienstverband ziekenhuis, umc, ggz-instelling, overig)

d. Communicatiegegevens (telefoonnummers (mobiel) privé en werk; email privé en werk)

e. Administratiegegevens ((uniek)lidmaatschapsnummer; bankgegevens; burgerservicenummer (BSN) (voor zover nodig vanwege fiscale redenen); gegevens in kader van deelname aan en of resultaten van een cursus of opleiding)

Niet altijd worden alle categorieën en alle persoonsgegevens verzameld en verwerkt, dit hangt af van het doeleinde van de verwerking.

2.2. Doeleinden van de gegevensverwerking

De Federatie verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. Het voeren van een administratie en ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen

b. Om het verlenen van (individuele) (juridische) dienstverlening aan u mogelijk te maken, waar van toepassing facturen te kunnen sturen voor die dienstverlening en die dienstverlening te kunnen verbeteren

c. Om (digitale) cursussen en onderwijsactiviteiten mogelijk te maken

d. Om achterbanpeilingen/enquêtes te faciliteren en te coördineren in het kader van (collectieve) belangenbehartiging op het gebied van onder meer beroepsbelangen, kwaliteit, opleiding, wetenschap en innovatie

e. Om contact te kunnen onderhouden met stakeholders en met en tussen de leden en de (plaatsvervangende) vertegenwoordigers in onder meer Raden/commissies/werkgroepen/platforms/algemene vergadering

f. Om een account te kunnen aanmaken indien noodzakelijk voor het afnemen van een dienst

g. Om informatie omtrent (collectieve) producten en diensten van of vanuit de Federatie toe te sturen welke van belang kunnen zijn voor de aangeslotenen, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven, aanbod van cursussen/ opleidingen en om u het magazine van de Federatie toe te zenden

h. Voor historische, statistische en archiefdoeleinden

i. Voor het onderhouden, verbeteren en beveiligen van de website of andere (digitale) kanalen

j. Om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving

2.3. Grondslagen van de gegevensverwerking

Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:

a. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk in het kader van uw lidmaatschap van de wetenschappelijke vereniging en uw status van aangeslotene. Als lid en aangeslotene heeft u statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat uw persoonsgegevens worden verwerkt. De verwerkingsgrondslag betreft de noodzaak tot uitvoering van een overeenkomst die u als lid en aangeslotene bent aangegaan met uw wetenschappelijke vereniging en de Federatie.

b. Tevens worden gegevens verwerkt met het oog op gerechtvaardigde belangen van de Federatie, de wetenschappelijke verenigingen en derden. Onder deze gerechtvaardigde belangen wordt in ieder geval begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van de Federatie, de wetenschappelijke verenigingen en die derden.

c. Indien de Federatie uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden met uw uitdrukkelijke toestemming.

2.4. De Federatie maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens en/of tot stand is gekomen met toepassing van profiling.

3. AAN WIE VERSTREKT DE FEDERATIE PERSOONSGEGEVENS?

3.1. Uw persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt om aan de verplichtingen tegenover u te kunnen voldoen (bijvoorbeeld KNMG en LAD), om ervoor te zorgen dat derden aan hun (statutaire) verplichtingen jegens u kunnen voldoen of omdat de Federatie daartoe wettelijk is gehouden.

3.2. Voorts worden uw persoonsgegevens verstrekt aan het Kennisinstituut van Medisch Specialisten B.V. (“Kennisinstituut”) of de Stichting Kwaliteitsgelden Medisch Specialisten (“SKMS”) doch uitsluitend indien en voor zover u door een van deze organisaties wordt betrokken bij het uitvoeren van kwaliteitsprojecten en -beleid van wetenschappelijke verenigingen en de Federatie. Deze organisaties kunnen zelf ook uw toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens met het oog op uw deelname of bijvoorbeeld het aanmaken van een online account van een dienst die wordt aangeboden.

3.3. Wij kunnen voorts derden inschakelen die ten behoeve van de Federatie uw persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld ten behoeve van het verzenden van nieuwsbrieven of die het mogelijk maken dat (web/online) applicaties kunnen worden gebruikt. Deze derden zijn verwerkers van de Federatie. Indien de Federatie verwerkers inschakelt zal zij altijd een verwerkersovereenkomst met hen sluiten.

3.4. De Federatie kan in bepaalde gevallen samen met een of meerdere andere partijen verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien dat voor een bepaalde dienst of product het geval is, zal dat in de voorwaarden voor het gebruik daarvan worden aangeven.

3.5. De Federatie zal uw gegevens nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming verstrekken aan derden voor (direct) marketingdoeleinden, noch aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

4. BEWAARTERMIJNEN

De Federatie bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is ook afhankelijk van de aard van de gegevens. De bewaartermijn kan per doel verschillen.

5. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

De Federatie treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, onbevoegde toegang, verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons op.

6. VOOR BEZOEKERS EN GEBRUIKERS VAN ONZE DIGITALE KANALEN

6.1. Cookies

De Federatie maakt op haar websites, apps en voor haar digitale kanalen in ieder geval gebruik van functionele en analytische cookies (van derden) om inzicht te krijgen in het gebruik van haar websites, app en digitale kanalen. De Federatie gebruikt zowel eigen (functionele als analytische) cookies als cookies van derden (bijvoorbeeld van YouTube of Vimeo, om het mogelijk te maken video’s af te spelen). Via uw browser kunt u de instellingen voor het plaatsen van cookies aanpassen. Indien u ervoor kiest om cookies uit te schakelen kan het zo zijn dat u niet meer van alle mogelijkheden van de websites of apps van de Federatie gebruik kunt maken. Raadpleeg uw browserinstructies of de “help”-functie van uw browser om meer te weten te komen over de instellingen en het verwijderen van cookies.
Wij hebben geen zeggenschap over de inhoud en werking van cookies van derden en zijn daarvoor ook niet verantwoordelijk. Zowel eigen cookies als cookies van derden kunnen tijdelijk of permanent op uw computer, tablet of telefoon worden geplaatst.

6.2. Google Analytics

De Federatie maakt gebruik van Google Analytics om meer te weten te komen over het gebruik van haar websites en app. Google Analytics plaatst permanente cookies op uw computer, tablet of telefoon. De door de cookies verzamelde gegevens worden door Google geanalyseerd en de resultaten worden aan de Federatie ter beschikking gesteld. Op basis van deze analyses kan de Federatie aanpassingen maken op haar digitale kanalen.

6.3. Social media buttons

Op de websites wordt gebruik gemaakt van social media buttons, bijvoorbeeld van Twitter en LinkedIn. Via deze buttons kunt u informatie van de websites delen met anderen of aanbevelen. Via de sociale media buttons worden door derde partijen cookies geplaatst. Deze cookies kunnen uw gebruiksgemak optimaliseren maar ook uw surfgedrag volgen.

6.4. Links naar andere websites

Op de websites kunnen links staan naar andere websites waar de Federatie geen toezicht op houdt. De Federatie is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens of gebruik van cookies door deze websites.

7. REGLEMENT VERWERKING PERSOONSGEGEVENS EN WIJZIGINGEN VAN ONS PRIVACYBELEID

7.1. De Federatie en haar leden (de wetenschappelijke verenigingen) hebben in een Reglement Verwerking Persoonsgegevens (“RVP”) de jegens elkaar geldende rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden vastgelegd met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de leden van de wetenschappelijke verenigingen en aangeslotenen van de Federatie.

7.2. De Federatie kan deze privacyverklaring wijzigen. Indien de wijzigingen voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop.

8. UW RECHTEN

8.1. U heeft het recht de Federatie te verzoeken om:

inzage te geven in uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer)
uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer) -bij voorkeur via uw wetenschappelijke vereniging- te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen
uw persoonsgegevens te beperken; en/of
uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde

8.2. Indien en voor zover de Federatie uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door de Federatie bezwaar te maken.

8.3. Wij zullen uw verzoek, intrekking van uw toestemming of bezwaar beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft.

8.4. U heeft op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. CONTACT

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of indien u onjuistheden en/of onvolkomenheden signaleert op websites stellen wij het op erg op prijs als u dit bij ons meldt. U kunt contact met ons opnemen via: info@demedischspecialist.nl t.a.v. Kennis- en dienstverleningscentrum.

Laatst aangepast op: 1 januari 2022